車庫証明の書類は、書き間違いそのものよりも、間違えたあとの直し方でつまずくことが多い手続きです。特に県外の販売店様からご依頼をいただく場合、訂正の方法ひとつで納車までの日数が変わります。
姫路市内の車庫証明を日常的に扱っている行政書士の立場から、書類の訂正の考え方と、委任状が必要になる場面を整理します。
1 修正液と修正テープは使えません
まず押さえていただきたいのが、車庫証明の書類は修正液や修正テープでの訂正が認められないという点です。白く塗って上から書き直したものは、そのままでは使えません。
書き間違えた場合の直し方は2つです。
一つ目は、間違えた箇所に二重線を引いて、その近くに正しい内容を書き直す方法です。
二つ目は、新しい用紙に最初から書き直す方法です。
どちらでも構いませんが、訂正箇所が複数にわたるようであれば、新しい用紙に書き直したほうが結果的に早く、見た目もきれいに収まります。書き損じを恐れて修正テープに手が伸びる前に、もう一枚書くと考えてください。
2 押印しないほうが訂正は楽になります
車庫証明の書類は、申請書も使用承諾証明書も押印は不要です。
押印がある書類は、訂正の際に訂正印を求められます。ご本人がその場にいれば押せますが、県外の販売店様の場合、訂正印をもらうためだけに書類を往復させることになり、それだけで数日を失います。
押印がなければ、二重線を引いて書き直すだけで済みます。押さないという選択が、そのまま納期の短縮につながります。管理会社や大家さんに使用承諾証明書の記入を依頼する際も、押印は不要である旨を先に伝えておくとスムーズです。
3 申請したあとに不備を指摘されると、訂正には委任状が必要です
ここが実務上いちばん重要な点です。
警察署に申請したあとで不備を指摘された場合、行政書士がその場で書類を訂正するには委任状が必要になります。委任状がなければ、いったん書類を持ち帰り、お客様や販売店様に直していただいたうえで、もう一度提出することになります。
つまり委任状は、申請そのものに必要な書類ではありません。申請の段階では求められません。不備が見つかったときに、代わりに直すための根拠として求められる、という位置づけです。
裏を返せば、不備なく申請が通れば委任状は必要ないということです。弊所では申請前に書類を確認したうえで提出していますので、原則として委任状は不要です。お客様から委任状の押印をもらうために納車が止まる、ということはありません。
とはいえ、急ぎの案件や、書類の内容に不安がある案件では、念のため委任状をあわせてお預かりしておくと安心です。万一その場で指摘があっても、持ち帰らずに処理できます。
4 委任状があっても直せない書類があります
注意していただきたいのが、保管場所使用承諾証明書と自認書です。
この2つは、委任状があっても行政書士が訂正することはできません。承諾書は駐車場の管理会社や大家さんが作成した書類であり、自認書はお客様ご本人が土地の権原を証明する書類だからです。第三者が手を入れられる性質のものではありません。
したがって、この2つに不備があった場合は、作成した方に書き直していただくほかありません。管理会社に承諾書の再作成を依頼すると、返送までにまた1週間ということも珍しくなく、納車スケジュールに直撃します。
承諾書と自認書は、ミスのないよう慎重に作成してください、とお願いしているのはこのためです。
5 承諾書と自認書で確認していただきたいこと
作成後、提出前に次の点をご確認ください。
駐車場の所在地が正しいか。区画番号が申請書と一致しているか。契約者の氏名が正しいか。そして使用期間の開始日が、申請日より先の日付になっていないか。
特に最後の使用期間は見落とされがちです。契約開始が来月からという駐車場の場合、その日が来るまで申請ができないことになります。承諾書を受け取った時点で日付を確認しておいてください。
6 まとめ
車庫証明の訂正で押さえるべきは、修正液と修正テープは使わないこと、押印しないこと、そして承諾書と自認書だけは他人が直せないということ、この3点です。
委任状は原則として不要ですが、申請したあとに不備が出たときの訂正には必要になります。不備なく通れば出番はありませんので、書類を丁寧に整えることが結局いちばんの近道です。
姫路市、飾磨、網干エリアの車庫証明でしたら、行政書士なかお事務所にご相談ください。申請書の作成から対応し、申請から交付まで中2日、3営業日、交付当日に発送いたします。書き方に迷われたときは、書類を送っていただく前にお電話ください。